Öt esküvői költségvetési csapda, amit el kell kerülni
Röviden
- A 10–15%-os szervizdíj gyakran csak a szerződés végén bukkan fel, és az ajánlat sokszor nettóban van: az ételre még 5%, az italra 27% áfa jön. Már az első e-mailben a bruttó, mindent tartalmazó fejpénzt kérjétek.
- A túlórát külön és drágábban számlázzák, mint a csomagban lévő órákat: ha a menyasszonytánc és a torta fél egyre csúszik, az a fotós és a DJ számláján is meglátszik.
- A garantált létszámot akkor is kifizetitek, ha a vendég nem jön el, a stáb menüje viszont nagyjából feleannyiba kerül, ha külön stábmenüként kéritek.
Egy esküvői büdzsé szinte sosem azért borul fel, mert elfelejtettétek a ruhát vagy a zenekart.
A százezres „apró tételek” viszik el, amelyek a végelszámolásnál bukkannak elő, amikor az előlegek már kint vannak, és késő vitatkozni az üzletvezetővel. Öt ilyen sor van, amit a helyszínek és a szolgáltatók ritkán írnak az ajánlat első oldalára.
1. A szervizdíj és a nettó ár
Megjön az ajánlat: „vacsora és italcsomag: 32 000 Ft / fő”. Beírjátok a táblázatba, és mentek tovább.
A szerződésnél derül ki, hogy az összeg nettó. A 22 000 forintos menüre 5% áfa jön, a 10 000 forintos italcsomagra 27%, a végösszegre pedig még 12% szervizdíj. A 32 ezres fejpénzből így nagyjából 40 000 lesz. Egy 120 fős lagzinál ez közel egymillió forint, amire senki nem számolt.
És amit kevesen tudnak: a szervizdíj ritkán jut el tisztán a pincérekhez. A legtöbb helyszín ebből fizeti az alapbéreket, a mosodát és a rezsit. A személyzet hajnalban ugyanúgy várni fogja a borravalót.
Egyetlen mondatot írjatok az első e-mailbe: „Kérjük a bruttó, végleges fejpénzt írásban, áfával, szervizdíjjal, terembérlettel és minden kötelező költséggel együtt.”
2. Túlóra a fotósnál, a videósnál és a DJ-nél
A legtöbb fotós, videós és DJ 10–12 órás csomagban dolgozik. Papíron sok. Egy magyar esküvőn viszont gyorsan elfogy: készülődés, kikérő, polgári szertartás, templom, csoportképek, gratulációk. Mire a vendégek leülnek vacsorázni, a fotós már hat-hét órája talpon van.
Ha a szerződése éjfélig szól, a menyasszonytánc és a tortavágás viszont fél egykor kezdődik, onnantól túlórát számláz. A helyszínen, éjszaka kért óra jellemzően drágább, mint ugyanaz az óra előre, a csomagban megvéve.
Ne a polgári szertartástól számoljátok az órákat. Jöjjön a fotós egy órával később a készülődésre, vagy vegyétek meg a plusz órát már a szerződésben. Sokkal olcsóbb januárban megalkudni a 14 órát, mint hajnali kettőkor a hosszabbításról tárgyalni.
3. Dugódíj és tortaszerviz
Hoznátok a nagypapa pálinkáját, vagy akciósan vennétek bort a nagykerben? Előbb kérdezzétek meg a helyszínt, van-e dugódíj.
Sok étterem palackonként külön díjat számol fel azért, hogy a saját italotokat bontja és szolgálja fel, jellemzően 1500–3000 forintot. Ötven üveg bornál és harminc üveg töménynél ez elviheti a nagykereskedelmi áron elért teljes megtakarítást. A tortával ugyanez a helyzet: ha nem a helyszín cukrászatából rendelitek, szeletenként kérhetnek felszolgálási díjat, a teljes létszámra számolva, nem arra, aki ténylegesen eszik belőle.
4. A garantált létszám csapdája
Két-három héttel az esküvő előtt a helyszín bekéri a végleges létszámot. Ez lesz a garantált létszám. Hogy mekkora a különbség a visszajelzések és a tényleges megjelenés között, csoportonként számoltuk ki itt: hányan jönnek el végül az esküvőre.
Leadtok 130 főt, a lagzi hetében tízen lebetegednek, és ti akkor is kifizetitek a 130 menüt. A konyha addigra megrendelte a húst. Ha viszont szombat délelőtt kiderül, hogy három unokatestvér mégis jön, őket gondolkodás nélkül hozzászámolják. A létszám csak egy irányba mozog, a helyszín javára.
A visszajelzési határidőt tegyétek egy héttel a helyszíné elé, hívjátok fel személyesen, aki nem válaszolt, és a biztos létszámot adjátok le, ne a remélt számot.
5. Stábmenü vendégáron
A fotóst, a videóst, a zenekart és a vőfélyt illik és jellemzően a szerződés szerint is kötelező meleg étellel ellátni a 12–14 órás munkanapjuk alatt.
Ha ezt nem tisztázzátok előre, a helyszín vendégmenüként számolja el őket: előétel, leves, sültes tál, éjféli töltött káposzta, prémium italcsomag, amiből munka közben senki nem fogyaszt. Kérjetek kifejezetten stábmenüt. A legtöbb helyszín nagyjából féláron ad egy laktató főételt, ásványvizet és kávét, és ezt külön sorban vezessétek a rendelésen.
Szeretnétek még több rejtett költséget megelőzni?
Mielőtt aláírnátok a szolgáltatói szerződéseket, vigyétek végig őket a Szerződésőrön. Ez egy tizenhat kérdésből álló ellenőrzőlista, amely pontosan ezeket a csapdákat fedi le, a dugódíjtól és a szervizdíjtól a túlóráig és addig, hogy az előleg visszajár-e. A lista ahhoz a szolgáltatótípushoz igazodik, amelyikkel éppen szerződtök, tehát egy fotós szerződését nem vendéglátós kérdésekkel mérik.
Az olvasás a ti dolgotok marad. Minden pontot ti jelöltök meg biztonságosnak, kockázatosnak vagy tisztázandónak, az eszköz pedig számon tartja, mi maradt megválaszolatlanul, és bármelyik kikötést hozzákapcsolhatjátok a költségvetés megfelelő sorához. Semmit nem pipál ki helyettetek, és ez szándékos: nem az olvasás szokott kimaradni, hanem a kérdések.
A beépített költségvetés-tervezővel minden kiadást akkor rögzítetek, amikor vállaljátok, így a végösszeg az aláíráskor mozdul, nem a számla érkezésekor.
A költségvetés csak akkor áll össze, ha a kiadások mellé odateszitek azt is, amit a borítékok hoznak. A másik oldalról itt írtunk: mennyi pénzt adjunk nászajándékba, arról pedig, hogy mennyit változtat maga a dátum: szezonon kívüli esküvő.
Ez az öt a díjakról szól. A módszer, amitől ezek már nem számítanak, az esküvői költségvetés tervezése cikkben van: garantált létszám, egy főre jutó költség és fizetési ütemterv. Hogy a kiemelt fejenkénti árból hogyan lesz a vasárnap reggeli végösszeg, tételesen az esküvői menü ár fejenként 2026 cikkben számoltuk végig. A túlóradíjakról pedig kiderül, hogy ugyanaz az óra előre megvéve feleannyi: esküvői fotós és videós árak 2026.
Gyakori kérdések
Mi az a garantált minimum?
Az a létszám, amit két-három héttel az esküvő előtt visszaigazoltok a helyszínnek. Attól kezdve ennyit fizettek ki, akárhány vendég érkezik ténylegesen. Ez a tétel bünteti a legközvetlenebbül az optimista vendéglistát.
Mi az a dugódíj?
A helyszín által palackonként felszámított díj a kívülről behozott és ott felbontott italokra. A felszolgálást, a poharakat és azok elmosogatását fedezi. Kérdezzétek meg az összegét, mielőtt nagy tételben vásároltok italt, mert teljesen elviheti a megtakarítást.
Kötelező a felszolgálói díj?
Törvény nem írja elő, de a legtöbb helyszíni szerződésben szerepel, jellemzően a menü árának 10–15%-aként. A lényeg, hogy már az árajánlatban benne legyen, ne a végleges szerződésbe kerüljön bele.
Teljes áras menüt kell fizetni a fotósnak?
Nem. A legtöbb szolgáltató kínál személyzeti menüt, nagyjából féláron. Csak időben kell kérni, és megmondani, hányan maradnak a stábból vacsorára.